Нови сте у раду на даљину? Ови алати ће вам олакшати прелазак на рад од куће

Схуттерстоцк.

Како се епидемија коронавируса наставља (чак појављивања у редакцијама ), организације траже од запослених да раде од куће када могу.

За неке, ово може значити откривање празнина у вашим скуповима алата. Имајући то на уму, саставили смо листу алата који би вам могли помоћи да одговорите на различите потребе вашег тима да останете повезани и ефикасни на послу.

Исцрпну листу је скоро немогуће саставити с обзиром на брзину којом се нови производи лансирају или затварају по том питању, али ово су неки од најчешћих алата које видимо да редакције користе. Такође смо тежили алатима са једноставнијим уградњом и употребљивошћу уместо да делимо сложене алате које није лако усвојити. Укључили смо информације о ценама, али би требало да проверите веб локације платформи за најтачније информације јер се оне могу разликовати у зависности од величине и потреба ваше организације. Имајте на уму да ваша компанија можда има смернице о томе које верзије алата можете да користите због безбедносних ограничења.

Ови алати су организовани према три уобичајене потребе за алатима које већина организација дели: комуникација, документација и управљање пројектима.

Запамтите да алати које користите не би требало да буду компликованији од задатка који покушавате да постигнете. Изаберите оно што најбоље функционише за ток посла и стилове рада вас и вашег тима.

Да би комуникација лицем у екран била успешна, важно је да јасно разумете очекивања од ваше комуникационе платформе.

Прихватите асинхрону природу комуникације преко платформи за размену порука. Организујте своје разговоре у канале или ћаскања тако да информације не постану превелике или их је тешко пронаћи. Одвојите време да калибришете подешавања обавештења како бисте пронашли прави баланс између информисаности и преоптерећености. Користите распореде и статусе да бисте утврдили доступност.

Гоогле Хангоутс - видео конференције

Гоогле-ов производ за видео конференције, Хангоутс Меет, нуди интерфејс једноставан за коришћење за виртуелне састанке, дељење екрана и ћаскање. Ако ви или ваша организација већ користите Г Суите, можете бесплатно да користите Г Суите напредне функције на нивоу предузећа до 1. јула. Ово вам омогућава снимање видео записа и састанке за до 250 људи.

Ако сте потпуно спремни да користите Г Суите за е-пошту (Гмаил) и календар (Гоогле календар), коришћење Гоогле Хангоутс Меет-а је прилично једноставно. Гоогле календар ће аутоматски креирати Меет позив са сваким позивом из календара који пошаљете, а сви у позиву ће моћи да приступе позиву. Једном у позиву, интерфејс је једноставан за ћаскање и дељење екрана. Ако управљате личним Г Суите налогом и пословним Г Суите налогом, увек може бити тешко да изаберете одговарајући налог.

Прицинг
Ако имате Гмаил налог, имате бесплатну верзију Гоогле Хангоутс Меет-а, која вам даје 25 учесника по позиву.

Слацк – асинхрона комуникација

Слацк је широко прихваћен, и многи га воле и мрзе. Основна функционалност се врти око вишеканалних, један-на-један и разговора у малим групама. Међутим, можете повећати своју употребу Слацк-а коришћењем мноштва интеграција које могу пренети информације између Слацка и других платформи које ваша организација такође може да користи.

Можете да почнете са Слацк тимом за неколико минута, а интерфејс за ћаскање је разумно доступан људима са искуством са системима за размену порука на мрежи.

Прицинг
Слацк има вишестепени систем цена. Бесплатна верзија укључује ограничену историју порука и ограничене интеграције.

Зоом - видео конференције

Зоом укључује видео конференције, дељење екрана, ћаскање и видео снимање у основној претплати. Прилично интуитиван интерфејс чини учесницима релативно лаку навигацију када су у сесији.

Подешавање налога је брзо, али требало би да одвојите неколико минута да се упознате са контролама за започињање састанка тако да знате где се све налази када вам затреба. Контроле унутар интерфејса видео позива су прилично једноставне и већина корисника ће моћи да види како да приступе ћаскању или деле екране ако је потребно. Виши нивои претплате ће вам дати више алата, као што су собе за сесирање, што може бити од помоћи ако координирате разговор са већом групом људи.

Прицинг
Зоом има вишестепени систем цена. Бесплатна верзија омогућава корисницима да угосте до 100 учесника, има неограничен број састанака један на један, ограничење групних састанака од 40 минута и неограничен број укупних састанака.

Скипе - видео конференције

Скипе је још једна опција за хостовање видео или аудио конференцијских позива са до 50 људи. Такође можете да користите Скипе за позивање људи који нису на платформи. Скипе олакшава дељење датотека током позива, дељење екрана и размену порука. Једна од великих разлика између Скипе-а и Зоом-а је у томе што на Скипе-у можете управљати имеником контаката и иницирати позиве са другима, за разлику од позивања људи у собу за састанке или заказивања видео конференције као што бисте то учинили у Зоом-у. Скипе више функционише као традиционално телефонско искуство, док Зоом више функционише као виртуелна соба за састанке.

Ова платформа постоји већ неко време и претрпела је приличан број промена током година. Ако је прошло доста времена од када сте га користили, можда ћете се изненадити када пронађете неколико нових ствари. Интерфејс је прилично навигациони за свакога ко има искуства са размјеном порука на мрежи.

Прицинг
Мицрософт нуди различите верзије Скипе-а као производа. Цене углавном зависе од ваше употребе позива.

ВхатсАпп група – безбедно слање порука и позивање

ВхатсАпп пружа позиве засноване на Интернету и шифроване поруке од краја до краја. Апликација вам омогућава да креирате различите групе и шаљете им поруке. Првобитно је то била мобилна апликација, али је сада доступна и десктоп верзија.

ВхатсАпп организује интерфејс путем ћаскања и позива. Ћаскања ће приказати листу ваших група. Довољно је само неколико додира да уђете у групни интерфејс, креирате нови или пошаљете поруку контакту. Такође можете да подесите тренутни статус да бисте помогли свом тиму да зна када сте доступни.

Прицинг
ВхатсАпп је потпуно бесплатан.

Вероватно је да већ имате постојеће спремиште документације — систем за праћење информација којима је свима потребан приступ. Ако то не учините, ово је прилика да га направите.

Чак и када сте поново у канцеларији, вредно је имати поуздано место за информације када људи имају питања. Чувајте своје тимске праксе, презентације пројеката, ретроспективе, белешке са састанака и идеје за размишљање на предвидљивом месту и сви у вашој организацији ће имати користи, без обзира на то. Ови алати ће вам помоћи да доведете своју документацију у ред.

Гоогле документи – обрада текста, документи, табеле

Гоогле документи се често сматрају Мицрософт Ворд-ом, али на интернету. Иако се моделира на процесору текста, заиста је постао много више од Ворд клона. Сада је постао дефакто алат за дигиталне документе. У суштини, његова функционалност је прилично једноставна и требало би да буде позната свакоме ко је користио програм за обраду текста. Међутим, због своје повезаности са читавом линијом производа Гоогле диска, укључујући Гоогле табеле и Гоогле слајдове, Гоогле документи могу да увозе податке, графиконе и табеле из тих производа. Такође може да покреће прилагођене скрипте.

Ако сте користили програм за обраду текста, не би требало да имате проблема да почнете да правите документ у Гоогле документима. Организовање тих докумената може бити мало већи изазов. Гоогле документи су део Гоогле диска, где можете да организујете документе, табеле, слајдове на различите начине. На крају креирате сопствени систем датотека на свом Гоогле диску, за разлику од система датотека вашег рачунара. Слично као и други Гоогле производи, ако имате лични Г Суите налог и пословни Г Суите налог, управљање налогом који користите у датом тренутку може бити изазов.

Прицинг
Бесплатно за све кориснике Г Суите-а.

Куеуе – управљање документацијом и пројектима

Цода је документациони систем који има за циљ да споји више нити. Јединствена вредност у Цоди је могућност да се на једном простору налазе различити типови датотека. Ваши слајдови, табеле и табеле могу да живе унутар истог документа, уместо да се морају кретати између различитих производа. Ово је од највеће помоћи ако имате различите ресурсе које требате да прикупите док радите на пројекту.

Пошто постоји много различитих ствари које можете да урадите и много различитих интеграција које можете искористити, корисно је погледати галерију Цода шаблона да бисте стекли утисак шта је могуће. Ово је посебно важно ако сматрате да је празно платно неодољиво и нисте сигурни како да организујете свој посао.

Прицинг
Цода нуди вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија укључује неограничене уреднике и креаторе докумената, неограничене гледаоце, ограничену величину документа, ниске квоте за аутоматизацију, ограничене интеграције (иако нису уобичајени алати који ће вам вероватно требати), 7-дневну историју верзија, сарадњу у реалном времену, неограничене фасцикле и подршку заједнице.

Појам – управљање документацијом и пројектима

Нотион је новајлија који се често сматра конкурентом Гоогле документима. Заиста, покушава да споји различите алате као што су Еверноте, Трелло и Аиртабле у једно. Појам вам омогућава да креирате и организујете документе који могу учинити много више од обраде речи. Документи у Нотион-у могу укључивати листе обавеза, календаре, базе података и још много тога. Ако вам је потребно место за организовање докумената и управљање задацима који произилазе из тих докумената, Нотион може бити решење на једном месту за те проблеме.

Идеја о страницама и организацији у почетку може бити збуњујућа. Требало би да имате јасну визију о томе које документе желите да ускладиштите у Нотион-у пре него што уђете у њега. Он може да реши много различитих проблема, па схватите свој конкретни случај употребе пре него што будете преоптерећени.

Прицинг
Појам има вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија нуди неограничене чланове и госте, 1.000 „блокова“ (у ствари, секције садржаја) и 5 ​​МБ складишта датотека.

еверноте – документација

Еверноте има дугу историју као апликација за личне белешке. Дуго је омогућавао појединцима да пишу белешке, прикупљају информације са веба и организују информације помоћу робусног система означавања и категоризације, што га чини популарним истраживачким алатом. Неки можда не знају да Еверноте такође има функције за сарадњу, по цени. Евернотеов пословни план има функцију под називом Спацес, која заједно прикупља белешке тима и документе у формату налик на Дриве.

Еверноте се може користити врло једноставно као само место за писање белешки. Али има слојеве и слојеве функција које могу да издрже најмоћније од напредних корисника. Његов веб клипер вам омогућава да сачувате веб странице и ПДФ-ове са веба и да их чувате на свом Еверноте налогу. Можете да користите означавање и претрагу да бисте филтрирали своје белешке на бескрајне начине.

Прицинг
Еверноте има вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија укључује пуне могућности вођења белешки, као и означавање и претрагу, без дељења белешки.

Алати за управљање пројектима обухватају широк спектар од једноставних платформи које управљају једном компонентом до производа великих размера који се баве широким спектром функционалности које могу бити потребне у организацији.

Трелло - пројектни менаџмент

Трелло је згодан визуелни систем за организовање посла са картицама и листама. Можете да направите ток посла који најбоље функционише за ваш тим, у коме се ставке могу брзо и лако премештати на основу њиховог статуса. Трелло је такође увео правила и интеграције који могу помоћи да ваша организациона структура буде подесна. Трелло такође има шаблоне у случају да су вам потребне неке идеје како да на најбољи начин искористите његову функционалност.

Кориснички интерфејс је прилично једноставан и не преоптерећује начин на који неке платформе за управљање пројектима могу бити. Трелло ради мање од неких других платформи, али то може бити добра ствар јер ради оно што намерава да уради добро и без нереда са превише функционалности.

Прицинг
Трелло има вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија укључује неограничене личне табле, неограничене картице, неограничене листе, ограничење за отпремање датотека од 100МБ, 10 тимских табли и ограничену аутоматизацију.

Аиртабле – управљање подацима и организација

Најбољи начин да размишљате о Аиртабле-у је као табела са супер моћима. Уз Аиртабле, можете да организујете податке у познатом табеларном формату, али се онда могу трансформисати у канбан табле, календаре и визуелне галерије сличне Трелло-у. Можете подесити прилагођене обрасце који ће уносити кориснички унос у вашу Аиртабле базу података. За професионалне кориснике, Аиртабле има „Блокове“, који додају додатну функционалност табелама, као што су геокодирање, графикони, па чак и начин дизајнирања веб страница на основу података у вашој табели.

Аиртабле користи јединствен језик да опише своју функционалност. Оно што бисте обично сматрали табелом или базом података назива се „База“. Има „блокове“ (за професионалне кориснике) који укључују додатне технологије у ваше базе. Једном када превазиђете језик, Аиртабле је веома флексибилна алатка за табеларне прорачуне која вам даје неку корисну моћ у односу на Гоогле Схеет.

Прицинг
Аиртабле има вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија укључује неограничене базе, 1.200 записа по бази, 2 ГБ простора за прилоге по бази и две недеље историје ревизија.

Домет - пројектни менаџмент

Ранге се бави послом да се зна ко шта ради и где се тимови налазе у смислу циљева. Опсег олакшава индивидуално планирање задатака и тимске пријаве са распоредима и предностима широког спектра интеграција са апликацијама које ћете вероватно користити, као што су Слацк, Гоогле Дриве, Цалендар, Трелло и Гитхуб.

Има пријатељски кориснички интерфејс и процес уградње вас води кроз како да га користите. Савети и примери су доступни у свим приказима док их не одбаците.

Прицинг
Терен је бесплатан за тимове до 10 људи. То је 14 долара месечно за сваког додатног саиграча.

Понедељак – управљање документацијом и пројектима

Понедељак је одборски организован систем за управљање пројектима и радним токовима. Интеграције се повезују са апликацијама које можда већ користите. Различити погледи, као што су оптерећење и временски оквири, представљају статус посла на корисне начине што олакшава процену шта се и када ради. Функционалност се може аутоматизовати са рутинама аутоматизације без кода које могу поједноставити задатке.

Сајт нуди много функционалности, али процес уградње нових налога обавља пристојан посао и води вас кроз процес постављања нове табле. Много је доступно у интерфејсу, тако да ће можда требати мало времена да схватите која је функционалност доступна.

Прицинг
Понедељак има вишеслојни систем плана, у коме се цене заснивају на броју корисника. Основни план, који износи 39 долара за пет корисника месечно, нуди неограничене плоче, 20 типова колона, Канбан приказ, уграђене обрасце, 5 ГБ складишног простора и једнонедељни дневник активности.

Последње две ставке на овој листи су прилично робусне платформе за управљање пројектима које могу бити више од онога што тражите ако само покушавате да решите привремене празнине у свом току рада. Међутим, ако сте спремни да процените интензивније платформе за управљање пројектима, ово су све-у-једном опције за разматрање.

Асана – свеобухватна документација, управљање пројектима и комуникациона платформа

Асана је платформа за управљање пројектима великих размера која може да се позабави различитим апликацијама у области маркетинга, продаје, операција, производа и различитих потреба управљања токовима посла. Тешко је сажето описати сву његову функционалност јер се Асана обраћа вишеструким просторима за управљање пројектима. Обухвата велики део функционалности комбинације горе наведених производа, укључујући комуникацију, управљање задацима, распореде, ток рада пројекта и још много тога.

Прицинг
Асана има вишеслојни систем плана. Бесплатна верзија укључује управљање задацима; прегледи листе, табле и календара; носиоци права и рокови доспећа; до 15 саиграча и интеграција апликација.

Стационар – свеобухватна документација, управљање пројектима и комуникациона платформа

Басецамп, који је направила компанија која је била пионир рада на даљину од пре него што је било кул, обећава да ће решити све ваше главне потребе за алатима у једном свеобухватном решењу. У Басецамп-у креирате пројекте. У оквиру пројеката можете креирати листе обавеза, додељивати задатке, слати најаве члановима тима, заказивати састанке, делити документе и започети групна ћаскања. Уз све то, Басецамп би теоретски могао да заузме место Гоогле Доцс, Слацк, Дропбок, Трелло и Асана.

Басецамп снажно наглашава асинхрону природу рада на даљину. Ако тражите решење које вам омогућава да радите са људима у различитим распоредима, на различитим местима, са различитим могућностима даљинске комуникације, Басецамп је посебно занимљиво решење.

Куповина производа као што је Басецамп значи куповина читаве његове филозофије управљања производима. За неке људе заиста ради, а друге искључује. Али ако сте спремни за свеобухватно решење, одвојите време да научите Басецамп ће вас научити много о томе шта функционише за вашу организацију, а шта не.

Прицинг
99 долара месечно за неограничене кориснике и пројекте.

Тајлер Фишер је заменик директора за технологију у Невс Цаталист . Може се добити на тилер@невсцаталист.орг и на Твитеру на @тилрфисхр .

Хедер Брајант је заменик директора, производ, у Невс Цаталист . Може се добити на хеатхер@невсцаталист.орг и на Твитеру на @хбцомпасс .

Невс Цаталист помаже новинским организацијама да се трансформишу у одржива дигитална предузећа.